En tant que propriétaire-bailleur, vous pouvez récupérer une partie des charges sur le bien loué auprès de votre locataire. Quelles sont les dépenses concernées ? Comment ça marche ? On fait le point.
Quelles sont les charges récupérables auprès du locataire ?
Les charges qui peuvent être imputées au locataire sont les charges dites locatives ou récupérables.
En location vide comme en location meublée (logements meublés dont les baux ont été signés depuis le 27 mars 2014, à moins que le contrat n'y fasse référence avant cette date.), la liste de ces charges est fixée par décret.
Les dépenses ne figurant pas dans cette liste ne peuvent donc pas être imputées au locataire.
Les charges récupérables se répartissent en trois grandes catégories de dépenses :
- les dépenses des services liées au logement et à l’usage de l’immeuble,
- les frais d’entretien courant et de petites réparations dans les parties communes de l’immeuble,
- les taxes locatives.
Plus concrètement, voici les principales charges récupérables :
Ascenseurs et monte-charge
Il est possible de facturer au locataire les frais liés à l’électricité ainsi que ceux liés au contrat d'entretien de l'ascenseur (vérification réglementaire, fourniture de produits ou de petits matériaux d'entretien, menues réparations de la cabine, des paliers et des fusibles).
Eau froide, eau chaude et chauffage collectif des locaux privatifs et des parties communes
Certaines dépenses relatives à la consommation d’eau et au chauffage sont récupérables. Sont notamment concernées :
- l’eau froide et chaude des locataires,
- l’eau nécessaire à l’entretien courant des parties communes, y compris la station d’épuration,
- l’eau nécessaire à l’entretien courant des espaces extérieurs,
- les produits nécessaires à l’exploitation, à l’entretien et au traitement de l’eau,
- la fourniture d’énergie quelle que soit sa nature,
- les frais d’entretien courant et de menues réparations des équipements de production d’eau chaude ou de chauffage,
- les frais de location d’entretien et l’exploitation des compteurs généraux et individuels.
Installations individuelles
Les dépenses à la charge du locataire concernent essentiellement le chauffage et la production d’eau chaude ainsi que la distribution d’eau dans les parties privatives.
Entretien des parties communes intérieures
Le propriétaire peut se faire rembourser par son locataire certains frais engagés pour l’entretien des parties communes. Il en est ainsi du coût :
- de l’électricité,
- de la fourniture de produits d’entretien (par exemple : balais et petit matériel),
- de l’entretien de la minuterie, des tapis, de vide-ordures,
- de la réparation des appareils d’entretien de propreté tels que l’aspirateur,
- des frais de personnel d’entretien.
Espaces verts
Les dépenses relatives à l’entretien et à l’exploitation des espaces extérieurs (voies de circulation, aires de stationnement, abords et espaces verts, aires et équipements de jeux) peuvent être demandées au locataire. Il s’agit notamment :
- des opérations de coupe, désherbage, sarclage, ratissage, nettoyage et arrosage,
- de l’achat des produits de jardinage (engrais, graines, fleurs, plants, plantes de remplacement à l’exception de celles utilisées pour la réfection des massifs, haies, produits bactéricides et insecticides).
Salaires de l’employé d’immeuble ou du concierge
S’il s’agit d’un employé d’immeuble (non logé sur place), le salaire versé ainsi que les charges sociales et fiscales qui y sont liées, sont récupérables en totalité par le propriétaire.
S’il s’agit d’un gardien ou d’un concierge (logé sur place, avec un logement de fonction), le salaire versé et les charges sociales et fiscales qui y sont liées sont récupérables par le propriétaire à hauteur de :
- 75 % de leur montant, si le gardien assure le nettoyage des parties communes et sort les containers de poubelles,
- 40 % de leur montant, s'il n'assure que l'une ou l’autre de ces deux tâches.
Taxes et redevances
Il est possible de demander au locataire le remboursement des taxes et redevances suivantes :
Comment régulariser les charges locatives ?
Il existe deux manières de régulariser les charges de votre locataire :
- par le versement d’une provision mensuelle ou trimestrielle, avec une régularisation annuelle,
- par forfait, dans le cas d’une location meublée notamment. Dans ce cas, le montant du forfait est inscrit dans le bail.
La provision sur charges
Si le logement est loué vide, le locataire paie chaque mois ou chaque trimestre une provision sur charges en même temps que son loyer.
Le montant de cette provision est calculé en fonction des chiffres arrêtés lors de la précédente régularisation de charges ou du budget prévisionnel si le logement est en copropriété.
La provision payée par le locataire est régularisée chaque année en fonction des dépenses réelles (voir point suivant).
Si le logement est loué meublé, le locataire paie soit une provision sur charges comme pour les logements loués vides ou des charges forfaitaires au propriétaire, calculées en fonction de l'indice de référence des loyers.
La régularisation annuelle
Le propriétaire doit adresser à son locataire un décompte des charges un mois avant la régularisation annuelle des charges locatives.
Le décompte de charges doit répondre à plusieurs obligations :
- chaque poste de dépense doit être renseigné,
- les charges dont sont redevables propriétaire et locataire doivent être distinguées,
- le décompte de charge doit préciser le mode de répartition entre les locataires, si le logement est situé dans un immeuble collectif.
Ce document doit permettre au locataire de vérifier que les charges qui lui sont réclamées lui sont bien imputables et de comprendre les variations susceptibles de se produire d'une année sur l'autre.
De plus, depuis le 25 octobre 2020, lorsque l'immeuble est équipé d'une installation centrale de chauffage, de froid ou d'eau chaude sanitaire et muni des dispositifs d'individualisation des frais télé-relevables, le bailleur doit transmettre au locataire une évaluation de la consommation de chaleur, de froid et d'eau chaude sanitaire de son local privatif.
Le décompte des charges permet de calculer le différentiel entre la provision déjà versée par le locataire et les dépenses effectives engagées par le propriétaire pendant l’année.
Le propriétaire peut demander un complément de charges, si la provision est inférieure au montant exact des charges locatives. Dans le cas contraire, le propriétaire doit reverser le trop-perçu à son locataire.
Régularisation : des délais à respecter
- À compter de l'envoi du décompte des charges, toutes les pièces justificatives (factures, contrat d'entretien...) doivent être tenues pendant six mois à disposition du locataire.
- Le propriétaire dispose de trois ans pour procéder à la régularisation des charges locatives.
- Si le propriétaire n'a pas procédé à la régularisation annuelle des charges dans l'année suivant leur exigibilité, le locataire pourra exiger un paiement échelonné sur 12 mois du complément de charges qui lui est réclamé.
Logement meublé : pas de régularisation en cas de forfait de charges
Dans le cas d’une location meublée ou d’une colocation, vous pouvez également opter pour un forfait mensuel de charges. S’il s’agit d’un bail mobilité en revanche, le forfait de charges s’applique nécessairement.
Les charges locatives figurant dans le contrat de bail sous forme de forfait n'ont pas à être régularisées. Il n'est donc pas possible de réclamer de complément au locataire si la somme versée est inférieure aux dépenses réelles.
Le montant du forfait peut être révisé chaque année aux mêmes conditions que le loyer.
