Le bureau des congrès de l'office de tourisme de Montpellier vient de fêter ses 10 ans
Le bureau des congrès a été créé fin 2012 par Marie Dominique Bellamy Clauzel, directrice Marketing & commerciale à l’époque afin de répondre aux demandes d’organisateurs d’événements affaires et positionner Montpellier en tant que destination majeure du tourisme d’Affaires en France et à l’International
Le bureau des congrès en quelques chiffres
En 2012, 46 partenaires nous ont ont fait confiance en 2022 ils sont 116.
En 2014, création du Pack Accueil
Le tourisme d’affaire représente 54 % des nuitées globales sur la destination en 2022...
C’est plus de 3200 personnes rencontrées en 10 ans
En 2012 , le service du bureau des congrès traite avait 70 demandes environ, en 2022, c’est plus de 400 demandes et nous avons dépassé 2019 (année de référence) sur le nombre de projets accompagnés
5 personnes composent le service bureau des congrès et promotion de Montpellier
En 2022 la fréquentation « affaires » a été un record car la Métropole a soutenu les grands équipements et le tourisme d’affaire sur le territoire ce qui a grandement contribué à une reprise dynamique, avec des évènements confirmés jusqu’en 2026.
L’année 2023 nous avons déjà des congrès remarquables confirmés avec plus de 4000 personnes tels que la Société Francophone du Diabète en mars et l’Ordre des Experts Comptables , et Cobaty environ 1000 personnes qui augurent une belle année sur le tourisme affaires à Montpellier.
Mais à quoi sert un bureau des congrès (BDC)?
Un bureau des congrès a la « super » expertise de la destination
Il fait la promotion de Montpellier et du territoire sur la cible MICE « affaire » (Mice : meeting Incentive Congress & Events)
C’est un service gratuit :
- Il répond aux appels d’offre d’événements d’entreprises et de congrès
- Expert en logistique évènementiel ,le Bureau des Congrès est LE facilitateurs , L’ interlocuteur unique pour mettre en relation le réseau de professionnels locaux ( hébergeurs, grands équipements, traiteurs, restaurants, lieux d’ exception, transporteurs, agences évènementielles etc.., )
- Mise en relation avec les institutionnels, les services de la ville et de la Métropole, l’aéroport, les gares, le club hôtelier, la Tam, la CCI, etc…
- Il déploie le pack d’accueil pour les grands évènements : accueils spécifiques gares, aéroport et hôtels, sensibilisation des taxis, pass congres TAM et fluidité transports publics, partenariat avec la CCI, pavoisements et signalétique dans la ville, accueil touristique et partenariat de communication global, et autres prestations exceptionnelles
- Il organise des repérages pour des organisateurs
Le bureau des congrés travaille en synergie avec les tous les services de l’Office de Tourisme (visites guidées , partenariats communication et presse, accueil touristique spécifique…)
Pour se faire connaître comment ca se passe ?
Nous participons à des salons MICE , des workshops (rencontre de clients organisateurs potentiels), Nous organisons des éductours dédiés pour faire connaitre la destination
Nous avons un site internet, une brochure numérique « Montpellier Meeting and event planner » qui présente l’ensemble des lieux et prestataires professionnels locaux adaptés au tourisme d’affaire,
Nous sommes référencés auprès de France congrès événements , dont Cyril Meunier, le président de l’Office de tourisme est actuellement le vice-président et à Coésio le réseau francophone des villes de congrès qui met en contact les bureaux des congrès et palais des congrès avec les organisateurs de congrès francophones.
Et à l'échelle régionale nous sommes partenaires du club Busisness Occitanie
Bien sur référencé à atout France pour l’ international (c’est la structure nationale qui représente la France à l’étranger sur divers pays)
En 2022 nous avons initié une certification ISO 20121 norme du management responsable de l’événementiel pour une dynamique éco-responsable. Cette certification rend l’obtention d’une autre référence le label, « destination innovante Durable »
Questions à marie Dominique Bellamy Clauzel – Directrice de l’Office de Tourisme ?
Qu’est ce qu’apporte un bureau des congrès à une destination ?
Une ouverture sur le potentiel Congrès, colloque,s conventions, séminaires et événementiel !
L’équipe d’un BDC est à la disposition de l’organisateur de tout événement d’affaire , il accompagne l’organisateur avant pendant et après son événement : une vraie collaboration est ainsi créée et le service fourni est bien évidemment gratuit !
Comment se distinguer sur le tourisme d’Affaire avec des villes comme Toulouse, Nantes, Lyon ou Bordeaux ?
En mettant en avant nos points forts tout en gardant un bel esprit de compétition au niveau des candidatures à soutenir ! on ne dénigre pas nos collègues des grands de villes de France on met en valeur les point saillants de notre destination :
Montpellier ville de sciences et de recherche , jeune par son université , brillante par son patrimoine , unique par son architecture médiévale et contemporaine , technique et innovante pour ses grands équipements et lumineuse et sauvage par sa proximité avec la Méditerranée et une nature riche et diversifiée au cœur du vignoble du Languedoc..
Est-ce qu’en 10 ans le tourisme d’affaire a évolué ? si oui comment ?
Nous sommes en cours de certification ISO20121 donc les congrès aujourd’hui sont respectueux de l’environnement de la consommation d’énergie et bien sur de réduire l’empreinte carbone